Groep op het strand met vlaggen en vliegers

Slapeloze nachten

Telefoontje van Sanne, een IT-manager van een middelgroot accountantskantoor. Ze doet samen met een aantal collega’s de organisatie van een klant-event naar Terschelling. Gister kwam de vraag van haar leidinggevende hoe de organisatie er uit ziet bij slecht weer. Vandaar het telefoontje van Sanne.

Slapeloze nacht
Ze had ’s nachts geen oog dicht gedaan. Een slechtweerprogramma? Geen idee! Of wij kunnen helpen met de organisatie. Tja… daar zijn we voor maar ik vroeg eerst even door naar de rest van het programma. Oók niet helemaal goed over nagedacht: blokarten tijdens een verkeerd getij, geen rekening gehouden met verplaatsingen. Maar ook ontbrekend bagagevervoer en andere logistieke lekken in de organisatie.

Onderschatting
We komen dit vaker tegen. In een bedrijf worden mensen ‘at random’ aangewezen voor de organisatie van een event, incentive of ander evenement. Ervaring met een dergelijke organisatie is niet van belang. Bekendheid met de bestemming al evenmin. Onderschatting ligt op de loer. De organisatie doen ze er gewoon even bij. En dat is jammer.

Organisatie van een eilandevent
Bij de organisatie van een event op de Waddeneilanden komt meer kijken dan enthousiasme. Bekendheid met de mogelijkheden, creativiteit, het eiland letterlijk én figuurlijk kennen. Ervaring in ad-hoc organisatie bij calamiteiten en het juiste plaatselijke netwerk zijn van belang. Daarom worden wij door steeds meer bedrijven bij de totaal-organisatie van hun event betrokken.

Uitgeslapen
Sanne was overtuigd. Ze heeft de organisatie aan ons overgedragen en het werd een fantastisch weekend. Enthousiaste collega’s. Prima sfeer. De organisatie klopte, het weer ook. Het slechtweerscenario, reden voor organisatie-switch, kon in de kast blijven. Jammer eigenlijk. Dan was het helemaal duidelijk geweest. Of niet?